AI 기반 온라인 학습 플랫폼의 PO를 맡은 경험을 나누고자 합니다. 오늘은 제가 경험한 프로젝트 회생 과정을 여러분과 공유할테니 이 이야기가 비슷한 상황에 처한 분들에게 도움이 되길 바랍니다.

이슈 발생

프로젝트 진행 40% 시점에서 신규 PO로 투입된 저는 첫날부터 예상치 못한 난관에 부딪혔습니다.

회의실에 들어섰을 때, 팀원들의 표정은 굳어있었고, 공기는 무거웠습니다. 한 개발자분이 말했습니다. "새로운 PO님이군요. 상황이 많이 좋지 않은데 잘 부탁드립니다." 이 한마디에 프로젝트의 현 상황이 고스란히 드러났습니다.

• 리더십 공백: 이전 PO가 두 번이나 교체되어 팀 전체가 방향성을 잃은 상태였습니다.

• 이해관계자 간 갈등: 개발팀과 디자인팀 사이의 의견 충돌, 고객사와의 잦은 마찰이 있었습니다.

• 불명확한 목표: "우리가 정확히 무엇을 만들고 있는 거죠?"라는 질문이 팀 내에서 자주 들렸습니다.

문제 정의

상황을 정확히 파악하기 위해 2주 동안 집중적으로 현황 분석에 들어갔습니다. 그 과정에서 다음과 같은 핵심 문제점들을 발견했습니다.

• 커뮤니케이션 비효율: "저는 이 기능을 만들고 있는데, 옆자리 동료는 이미 그 기능을 삭제하기로 했다고 하더라고요. 누구 말이 맞는 건가요?"
  
  

• 체계적인 문서화 부재: "지난 달에 합의한 내용이 어디에 있는지 모르겠어요. 다들 각자의 방식대로 기억하고 있어서 매번 논쟁만 반복돼요."
  
  

• 비체계적 백로그 관리: "우선순위가 매일 바뀌어요. 어제의 급한 일이 오늘은 전혀 중요하지 않은 일이 되곤 합니다."
  
  

• 팀 사기 저하: "이번 주말에도 출근해야 할 것 같습니다. 언제까지 이렇게 해야 하는 건가요."
  
  

• 품질 관리 미흡: "이번에 출시된 버전에서 심각한 버그가 발견됐습니다. 이러한 일이 반복되면 계약을 재고해야 할 것 같습니다."

해결 전략

- 얼마나 많은 인원들에게 빠르게 개선 효과 도달하는지?
- 발견한 문제들이 해결되었을 시 주는 영향력은?
- 우리가 가진 문제를 해결하는데 드는 노력은?

위 기준으로 문제의 우선순위를 점수화하여 우선순위 해결 전략을 수립했습니다.

1. 커뮤니케이션 개선:

   • 주간 전체 미팅 및 일일 스탠드업 미팅 도입

   • Slack에 프로젝트 전용 채널 개설 및 사용 가이드라인 수립

   • 의사결정 매트릭스 도입으로 결정권자 명확화
     
     

2. 백로그 관리 체계화:

   • Jira 도입 및 전 팀원 대상 사용법 교육 실시

   • 스프린트 계획 미팅 도입으로 주기적인 작업 계획 및 리뷰

   • 작업 우선순위 결정을 위한 가중치 시스템 도입
     
     

3. 팀 동기부여 강화:

   • 2주 단위의 스프린트 및 회고 미팅 도입

   • 월간 1:1 피드백 세션 운영
     
     

4. 문서화 개선:

   • 프로젝트 문서 템플릿 표준화 (WBS, 요구사항 정의서, 기능 명세서 등)

   • 위키 시스템 도입으로 실시간 문서 공유 및 업데이트

   • 주간 문서 리뷰 세션 운영
     
     

5. 품질 관리 강화:

   • QA 전담 인력 충원 및 테스트 프로세스 수립

   • 자동화된 단위 테스트 및 통합 테스트 도입

   • 버그 트래킹 시스템 도입 및 심각도별 해결 프로세스 수립

액션

이러한 전략을 바탕으로 구체적인 전략을 실행에 옮겼습니다.

예를 들어, 커뮤니케이션 개선을 위해 첫 주에는 '소통의 벽'이라는 보드를 만들어 팀원들이 자유롭게 의견을 적을 수 있게 했습니다. 처음에는 소극적이었지만, 점차 팀원들의 참여가 늘어났고 이를 통해 숨겨진 문제점들을 발견할 수 있었습니다.

백로그 관리를 위해 Jira를 도입했을 때는 초반에 저항이 있었습니다. 하지만 2주간의 집중 교육과 1:1 서포트를 통해 팀원들이 점차 적응하기 시작했고, 한 달 후에는 "이제 작업 현황을 한눈에 볼 수 있어 좋아요."라는 긍정적인 피드백을 받을 수 있었습니다.

결과

4개월간의 집중적인 노력 끝에, 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있었습니다.

1. 커뮤니케이션 오버헤드 80% 감소

   • 의사결정 시간 평균 2일에서 4시간으로 단축

   • 이메일 교신량 70% 감소

2. 작업 추적 및 이슈 해결 속도 70% 개선

   • 스프린트 목표 달성률 평균 85%로 상승

   • 백로그 아이템의 평균 처리 시간 5일에서 2일로 단축

3. 팀 업무 만족도 80% 상승

   • 내부 설문조사 결과 "매우 만족" 응답률 75% 기록

4. 문서화 완성도 100% 달성

   • 모든 핵심 문서 작성 완료 및 실시간 업데이트 체계 구축

   • WBS, 요구사항 정의서, 기능 명세서 등

   • 고객사와의 미팅에서 오해로 인한 재작업 요청 90% 감소

5. 제품 품질 현저히 개선

   • 릴리즈 후 심각한 버그 발생 건수 85% 감소

우리는 당초 계획보다 한달 가량 늦어질 예정이었던 일정을 2주 가량 단축시키며 프로젝트를 완료하였습니다.

배운 점

1. 투명한 소통의 힘: 문제를 숨기지 않고 공개적으로 논의하는 문화가 형성되자, 해결책도 더 빠르게 나왔습니다.
   
   

2. 작은 성공의 중요성: 큰 목표를 작은 단위로 나누어 달성해 나가면서 팀의 자신감이 높아졌습니다.
   
   

3. 도구보다 중요한 것은 사람: 아무리 좋은 도구를 도입해도, 결국 그것을 사용하는 사람들의 의지와 협력이 가장 중요했습니다.
   
   

4. 지속적인 개선의 가치: 완벽한 해결책은 없습니다. 끊임없이 상황을 점검하고 개선해 나가는 자세가 중요합니다.
   
   

5. 리더의 역할: PO로서 제 역할은 해답을 제시하는 것이 아니라, 팀이 스스로 해답을 찾을 수 있는 환경을 만드는 것이었습니다.

이 경험은 제게 프로젝트 관리의 실질적인 노하우뿐만 아니라, 위기 속에서 소통과 대응에 대한 중요성을 가르쳐준 소중한 기회여서 공유하게 되었습니다.

여러분의 프로젝트에서도 비슷한 어려움을 겪고 계신가요? 어떤 위기 상황에서도 체계적인 접근과 팀워크로 극복해 나갈 수 있다는 것을 기억하세요. 함께 배우고 성장하는 기회가 되길 바랍니다!